سكرتير تنفيذي ومساعد إداري - عبدالكريم رمضان

مهام العمل تختص:
* ترتيب وتسجيل المواعيد وتنسيق الإجتماعات (اليومية ، الأسبوعية، الشهرية).
* جدولة مواعيد المقابلات.
* إستقبال والترحيب بالضيوف.
* الرد على المكالمات الواردة وإرسال البريد الإلكتروني والفاكس.
* صياغة وطباعة الكتب الرسمية الصادرة إلي الجهات الآخري.
* كتابة وطباعة التقارير و محاضر الإجتماعات.
* إدخال البيانات والمراسلات على الأنظمة ومتابعة إجراءات تنفيذها وكذلك متابعة المراسلات الواردة على النظام من الجهات الآخري وتوجيها إلي الأقسام لإتخاذ الإجراءات اللازمة ومتابعة
تنفيذها.
* ترتيب وحفظ المستندات داخل ملفات الصادر والوارد.
* إدخال المستندات والملفات الورقية وأرشفتها عبر الماسح الضوئي علي الأنظمة لحفظها وتحويلها لنسخة إلكترونية.
* إجادة العمل على نظام شئون الموظفين .
* ترتيب وتنسيق مهام العمل الإداري والتواصل مع الأقسام والموظفين من حيث متابعة إجراءات العمل المطلوب تنفيذه.
* إدارة شئون الموظفين من حيث تسجيل الإجازات الدورية والمرضية الخاصة بهم وإدارة وترتيب وتنسيق ملفاتهم الوظيفية والرد علي إستفساراتهم.
* قيادة فريق العمل داخل المكتب ومتابعة تنفيذهم للعمل وتوجيههم.
* توفير الأدوات المكتبية اللازمة للموظفين للمساعدة في إنجاز المهام المنوطين بها.
* متابعة تجهيز غرف الإجتماعات.