مسؤل مالي واداري لأعمال الانشاءات والبناء - مريم رفعت زاخر

اولا : الحسابات:-

• مراجعة مستخلصات جميع الصنايعية و المقاولين وبعض الموردين التأكد من مطابقة الكميات المذكورة مع دفاتر الحصر دون تكرار بند او نسيان و مطابقة الاسعار مع العقود الموقعة بين المقاول و م / ممدوح و مطابقة شروط الصرف و نسب التعلية و الخصم لتعليمات م / ممدوح لكل مقاول على حدى على ان يتم انهاء جميع المستخلصات قبل موعد القبض الاسبوعى لكل مقاول فى كل موقع على مستوى الايبارشية .
• عمل مستخلصات بعض الموردين من اساسها حسب ما يحدده م / ممدوح بالتوازى مع المهندس .
• فى حالة دفع اى مبلغ اكبر او اقل من المستحق او فى حالة دفع المبلغ قبل او بعد الموعد المحدد مسئولية مريم اولا و ديفيد ثانيا و يقوم م/ممدوح بنفسه شخصيا بمراجعة هذه الجزئية
• تسليم عهدة نقدية الى مندوب المطرانية فى كل موقع حسب المبلغ الذى يحدده م/ممدوح و متابعة صرف كل مبلغ منها يوميا مع المندوب بالتليفون و استيفاء الايصالات و المستندات اسبوعيا و فى حالة تاخير المندوب على الرد على التليفون فى اى يوم او تأخير التسوية فى اى اسبوع او صرف اى مبلغ خلاف المتفق عليه بين م/ممدوح و المندوب يتم اخطار م/ممدوح فورا
• عمل الميزانية الاسبوعية بعد صرف كل المستخلصات و تسوية العهد مع مندوبين الصرف فى كل المواقع و اقرارها من م/ممدوح و استلام الخطة المالية للاسبوع التالى
• اثبات الخامات الواردة الى اى موقع فى نفس يوم توريدها و اضافتها ال عهدة الموقع المستديمة او المستهلكة
• استلام معدلات استهلاك الخامات من المهندسين طبقا للكميات المنفذة و مطابقة رصيد الخامات الحسابى مع الرصيد الفعلى لجميع الخامات فى جميع المواقع بالتعاون مع م/ ديفيد (ديفيد يقوم بالجزء الفنى و مريم بالجزء المالى ) و فى حالة الرغبة فى التأكد من الكمية المنفذة فعليا على الطبيعة يذهب م / ديفيد الى الموقع لقياس الكميات بنفسه و استكمال العمل بعد المعاينة .
• استلام بونات القلابات و اشعارات الوزن من الغفير فى كل موقع بواسطة المندوب .ثانيا : الخزينة:-
  • صرف الشيكات من البنوك فى المواعيد التى يحددها سيدنا و م ممدوح و احيانا يتم تحديد الموعد قبل اسبوع و لو حدث نسيان او تأخير مسئولية مريم .
  • عمل الايداعات النقدية فى الحسابات التنفيذية و ارسال ايصال الايداع الى سيدنا و مطابقة كشف الحساب و التأكد من عدم وجود اخطاء . (الحسابات الرئيسية مسئولية مدام امانى و ليست مسئولية مريم )

  عمل ميزانية المنصرف و حصر العهدة النقدية يوميا و ابلاغ المهندس ممدوح بالرصيد على الايميل و ممنوع الانصراف فى اى يوم قبل انهاء هذا البند حتى لو قعدنا الى الليل حسب تعبير م / ممدوحثالثا: الارشيف :-

  اولا : الارشيف الورقى :-

  • تم استلام العديد من الملفات من سيدنا و من م / ممدوح فى بداية العمل و تم فرزها و تنسيقها فى ملفات ورقية
  • الاحتفاظ بصور فقط من جميع العقود و التراخيص و الموافقات و المستندات الهامة و تسليم الاصول الى سيدنا فى نفس اليوم مع كتلابة تاريخ الاستلام على الصورة
  • وضع كل ما يستجد من عقود و مستخلصات و مستندات حكومية او مستندات جهات خاصة مثل تقارير التربة و ملفات الاستشاريين او التعاملات الداخلية بين الكنائس او داخل المكتب فى مكانها حسب نظام الارشيف و الفهرس المحدد من م/ ممدوح
  • فى حالة طلب اى مستند او رسم من اى نوع مهما كان تاريخه قديم تلتزم مريم باحضاره خلال 60 ثانية من طلبه و اى تاخير فى مدة البحث عنه يدل على ان الارشيف غير منظم و تتعرض مريم للمسائلة من م/ممدوح

  ثانيا : الارشيف الاكترونى:-

  • ترتيب جميع الملفات و الرسومات فى فولدرات حسب النظام المحدد من قبل م / ممدوح حسب الغرض و حسب النوع و حسب المبنى التابع له الفايل
  • عمل سكان لبعض مستندات الورقية حسب ما يحدده المهندس ممدوح و وضعها فى مكانها
  • استقبال جميع الايميلات و تفريغها يوميا و وضع كل مرفق من كل ايميل فى مكانه فى الارشيف الالكترونى
  • حماية جميع الملفات بباس وردات اولا باول و حماية السيستم كله ايضا بحيث لا يمكن الاضطلاع عليها حتى لو تم سرقة جهاز الكومبيوتر حسب ما هو محدد من م/ ممدوحخامسا: منسق عام العمل:-
    • تلقى جميع الاتصالات من جميع الاباء و المهندسين و المقاولين و الموردين و واستيففاء طلباتهم اذا كانت هناك تعليمات مستديمة بها من م/ ممدوح او عرضها عليه اذا كانت مستجدة ثم وضعها فى خطة عمل المسئولين عن استيفائها حسب ما يحدده م/ممدوح
    • تلقى الاسئلة من سيدنا و استيفاء المطلوب و الرد عليه بالمطلوب فى اسرع وقت
    • فض التعارض بين المهندسين فى حالة وجوده فيما يخص سيارات المطرانية حيث ان مريم مسئولة عن التنسيقات الخاصة بالسيارات مع المهندسين و م/كريستين مسئولة عن تنفيذ الخطة مع ا/ كريم
    • ارسال الايميلات الى جميع الجهات الخارجية و الداخلية نيابة عن م / ممدوح بناء على ما يطلبه
    • الرد على الايميلات الوارده حسب ما يحدده م / ممدوح و فى حالة وصول ايميل حتى الساعة 1 ظهرا و عدم التعامل معه فى نفس يوم وصوله تتعرض مريم للمسائلة من م/ممدوح
    • مقابلة كل الضيوف و المترددين على المطرانية و التعامل معهم و المتابعة معهم لحين انهاء مصلحتهم او انهاء مصلحتنا عندهم على ان تكون جميع المقابلات فى المكتب الخارجى بالدور الارضى ما عدا الكهنة و الضيوف التى يحددها م / ممدوح فقط هى المسموح لها بالدخول الى مكتب 201 بالدور العلوى
    • ارسال و استقبال و متابعة و مراجعة اعمال الترجمة التى تقوم بها ماريان و فى حالة حدوث اخطاء لغوية تكون ماريان هى المسئولة اما فى حالة حدوث خطأ فى التنسيق او نسيان كلمات بدون ترجمة او كتابة اى ارقام فى النسخة الانجليزية مخالفة للعربى المرسل من م/ ممدوح تكون مريم هى المسئولة.